令和５年３月２日開催「事業者向け説明会」時の質疑応答をまとめたものです。

※なお回答内容は、要約しております。

 

（問１）今回の説明会の資料はダウンロード可能ですか。

（回答者：上富良野町）上富良野町のホームページの方に掲載する予定です。

 

（問２）国土交通省の電子契約システムは着手・完了関係の契約関連の書類も電子契約システムから提出しております。上富良野町さまは、当面契約書のみを電子化するというお考えでしょうか。

（回答者：上富良野町）新年度から始めますが、当面は契約書からスタートします。対象範囲については、状況をみて、拡大する予定をしております。

 

（問３）保存年限を10年を超えるもの、自動更新の契約には電子契約が適用されない理由を教えていただければ幸いです。

（回答者：上富良野町）10年という期限は、ＰＤＦに付与されるタイムスタンプ有効期限が10年となっています。その延長手続きについては、現時点でシステム的に対応していませんので、運用開始の段階では、10年を超えるものは対象にしないこととしました。
今後、タイムスタンプの期限を延長できるよう、システムが対応した段階で、制限につきましては、解消をすることを予定しています。

 

（問４）契約締結担当者というのは、会社の代表者でしょうか？

（回答者：上富良野町）契約締結担当者という方につきましては、町からメールを送るのときの、最初に指定するアドレスということになります。
メールアドレスが２つ（契約締結権限者と契約締結担当者）指定された場合は、最初に担当者、次に権限者ということを想定しています。
そのため、代表の方ではなくて、事務的な担当の窓口になる方を指定してください。

 

（問５）いわゆる営業担当の者で良いのでしょうか？

（回答者：上富良野町）契約締結担当者とは、最初に事務的に受ける担当者となりますので、営業担当、指定された部署、社長さん自らでもかまいません。

 

（問６）クラウドサイン上に保管される契約書に、保管期限はありますでしょうか。

（回答者：クラウドサイン）保管期限はありません。

 

（問７）例年、弊社のほうで契約書を作成してお届けしていますが、今後は上富良野町様のほうで作成するようになりますか？その場合、契約書データをこちらから送ることになりますか？

（回答者：上富良野町）これまで事業者の方で作成し、町に送っていただくというパターンもあったのかなというふうに思いますが、契約書のPDFファイルは、町側で作成します。ただし、その元となる最終的な契約書データについて、町側の各部署契約担当者と事業者の方で調整願います。

 

（問８）事業者側の承認者が複数人いる場合の具体的な承認処理、イメージなどご教授願います

（回答者：クラウドサイン）１人が承認したら次の人にメールが届きます。もう1人が承認したら次にまたメールが届きます。最後の人まで承認が届いたら、最終的に契約が締結したということで全員に完成した契約書が届きます。

 

（問９）契約締結担当者が変更になった場合はどの様になりますか。

（回答者：上富良野町）オンラインによる許諾申出を改めて、行ってください。

 

（問10）弊社では会社の代表メールアドレスというのがあります。このメールアドレスに送って頂いた場合、複数の者が閲覧できても問題ないでしょうか？

（回答者：上富良野町）特に問題ありません。

 

（問11）電子契約利用許諾届出に記載した内容に変更が生じた場合は都度変更できるという解釈でよろしいでしょうか。

（回答者：上富良野町）その解釈で問題ありません。

 

（問12）担当部署が２つに分かれています、担当者２名設定できますか？

（回答者：）許諾届出内容については担当者が１名ということで合計２名までしか登録をできないようにしてありますので、ご理解ください。

 

（問13）電子契約実現の為には社内規程等弊社内で調整が必要となる見込みにつき、令和５年度契約に間に合うかという懸念があります。将来的に電子契約に対応したいと考えておりますが令和5年度分は任意（紙継続）という考え方で良いでしょうか。

（回答者：上富良野町）紙（書面）による契約をやめるということではありませので、事業者の方で紙（書面）を選択された場合につきまして、紙（書面）による契約をおこないます。

 

（問14）フリープランの場合クラウド先の要領とか決まっているのでしょうか。またパソコン以外のタブレット、スマートフォン等でも契約可能でしょうか？

（回答者：クラウドサイン）フリープランでも、有料プランと全く同じように、使用できます。ただし、フリープランの場合は送信の回数が月に5回までしか送信できません。 またパソコン以外のタブレットスマートフォンでも利用可能です。

 

（問15）事業者側で回覧者の変更、追加は出来ますか

（回答者：クラウドサイン）フリーのアカウントを作っていただければ可能です。受信したメールを共有転送という機能があります。それを使うことによって会社が別の人間に、共有したりすることができるようになります。

 

（問16）弊社がクラウドサイン以外の電子契約システムを導入していても、当該契約は上富良野町様から発信されるものなので問題にならないという理解でよろしいでしょうか？

（回答者：上富良野町）特に問題ありません。

 

（問17）上富良野町様から送られてきた契約書の記載内容に万が一、誤りを見つけた場合、メール、あるいは電話のどちらでお知らせしたほうがよいのでしょうか。

（回答者：上富良野町）送られた段階で誤りがわかった場合は、その契約事務を行う担当部署に電話又はメールでお知らせください。締結完了前の場合は、取消しを行い改めて締結処理を行います。
なお、締結完了後に誤りがわかった場合は、訂正分の覚書等の締結処理を行うこと形になります。

 

（問18）締結権限者のアドレスと担当者のアドレスがあり、どちらに最初にメールが届きますか。

（回答者：上富良野町）権限者と担当者のアドレスを、両方登録してもらった場合につきましては、最初に担当者の方のアドレスに行くことになります。

 

（問19）先程ご説明頂いた担当者が変更になる場合のご説明をもう一度お願いいたします。

（回答者：）オンラインによる許諾申出を改めて、行ってください。

 

（問20）クラウドでやりとりするのは契約書だけということでしょうか？業務委託等の場合、工程表や着手届を提出するのですが、これは従来通り紙ということでよろしいでしょうか？

（回答者：上富良野町）契約書以外書類については、当面紙（書面）ということです。今後拡大できるようになりましたら、改めてアナウンスします。

 

（問21）締結メールを見逃していた場合、システム的にフォローメールなどは送信されるでしょうか？

（回答者：上富良野町）システム的に自動的におくることはありませんが、契約書の状況を定期的に確認をさせていただいて、まだ処理が終わってない場合につきましては改めてご連絡をするようなことを予定しております。

 

（問22）契約締結権限者というのは、社内の作業の権限という意味合いでしょうか。それとも、紙でいうところの契約の印鑑を持っている法的な契約権限者という意味合いでしょうか。

（回答者：上富良野町）町としては、この方を、締結権限者にしてくださいというふうに指定しません。あくまでも事業者の方で、契約書に押した印鑑に対して責任を持てる人を、権限者として判断してください。
印鑑に代わるものであり、通常の契約書も誰がその印鑑を押して責任を持つのかというのは、社内で決まっていると思いますので、それを押せる権限、承認できる権限者の方を、指定してください。

 

（問23）システム上で、契約事務上の委任行為（代表取締役→営業担当者）みたいなことは、必要となりますか？

（回答者：クラウドサイン）システム的には、必要ありません。一般的に、この人が権限者ですということでメールアドレスを登録していただいて、それが社としての意思表明となり、そのメールアドレスに届いたもの合意締結をした場合には、社の総意となります。
町からいえるところはそこまでであって、あとは、会社の内規で決めてください。

 

（問24）変更契約があった場合はどうするのか？

（回答者：上富良野町）当初が電子契約で行われてるものにつきましては変更契約も電子契約で行います。